Een geordende financiële administratie:

Het bewaren van je financiële administratie is niet alleen een verplichting voor de Belastingdienst, maar het biedt ook een overzicht van je financiële geschiedenis en kan van pas komen bij onverwachte gebeurtenissen. 

Belangrijke documenten en termijnen

De Belastingdienst hanteert bepaalde termijnen waarbinnen je financiële documenten moet bewaren. Particulieren zijn niet verplicht om hun administratie te bewaren, maar het kan wel handig zijn om enkele richtlijnen te volgen om eventuele belastingvragen soepel te kunnen afhandelen. De Belastingdienst heeft het recht om tot 5 jaar terug belasting na te vorderen. Om ervoor te zorgen dat je altijd goed voorbereid bent op mogelijke verzoeken van de Belastingdienst, is het raadzaam om je administratie minimaal 5 jaar na het indienen van je belastingaangifte te bewaren.

Als ondernemer of zzp’er heb je de verantwoordelijkheid om je zakelijke administratie op orde te hebben. Voor de meeste zakelijke stukken geldt een bewaartermijn van 7 jaar, terwijl sommige specifieke documenten 10 jaar bewaard moeten worden. Onder de zakelijke administratie vallen diverse documenten, die dus minimaal 7 jaar bewaard dienen te worden.
Alle gegevens met betrekking tot je onderneming die je documenteert, zowel op papier als in digitale vorm, vallen onder je administratie. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Kasadministratie (inclusief conceptnotities) en kassabonnen.
• Financiële notities, zoals het inkoop- en verkoopboek.
• Tussentijdse controleberekeningen.
• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen.
• Bankafschriften.
• Contracten, overeenkomsten en andere schriftelijke afspraken.
• Agenda’s en afsprakenboeken.
• Correspondentie.
• Software en databestanden.
• Gegevens over het aantal zakelijke kilometers gereden met een bedrijfsauto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie.

Voor documenten met een langere bewaarplicht van 10 jaar, behoren onder andere:

• Gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand
• Gegevens over de levering van elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten

Overzicht hoe lang u documenten moet bewaren

Naast de verplichte bewaartermijnen is het raadzaam om andere financiële documenten, zoals bankafschriften, verzekeringspolissen en hypotheekovereenkomsten, gedurende de hele looptijd te bewaren. Deze documenten kunnen van pas komen bij bijvoorbeeld het afsluiten van een nieuwe verzekering of het aanvragen van een hypotheek.

Digitaal bewaren en back-ups

In de moderne tijd is digitaal bewaren een populaire en efficiënte optie. Scan je papieren documenten in en bewaar ze op een veilige plek, zoals een externe harde schijf, cloudservice of een speciale app voor het beheren van digitale documenten. Zorg ervoor dat je regelmatig back-ups maakt om te voorkomen dat belangrijke informatie verloren gaat bij bijvoorbeeld technische problemen. Wanneer je financiële documenten bewaart, is het cruciaal om aandacht te besteden aan veiligheid en privacy. Bescherm gevoelige informatie door gebruik te maken van sterke wachtwoorden en overweeg het versleutelen van digitale documenten. Bewaar belangrijke papieren documenten op een veilige en afgesloten plek.

Extra tips voor een geordende administratie

1. Categoriseer documenten: Gebruik mappen of labels om je documenten te categoriseren, zoals ‘Belasting’, ‘Verzekeringen’ en ‘Hypotheek’. Dit maakt het eenvoudiger om specifieke informatie te vinden wanneer dat nodig is.
2. Vernietig oude documenten veilig: Als documenten buiten de bewaartermijn vallen, vernietig ze dan op een veilige manier. Dit kan door middel van versnippering of gebruik van een professionele versnipperaar.
3. Bewaar belastingaangiftes: Houd niet alleen de bijbehorende stukken, maar ook de daadwerkelijke belastingaangiftes goed bij. Deze vormen een essentieel onderdeel van je financiële geschiedenis.

Door je financiële administratie op een georganiseerde manier te bewaren, ben je niet alleen in overeenstemming met de wettelijke vereisten, maar creëer je ook een waardevolle bron van informatie voor jezelf en je financiële planning. Neem de tijd om regelmatig je administratie door te nemen en zorg ervoor dat je altijd toegang hebt tot belangrijke documenten wanneer dat nodig is.